Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa na sprzątanie pomieszczeń oraz terenu wokół Polskiej Filharmonii Bałtyckiej
im. F. Chopina w Gdańsku ul. Ołowianka 1

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POLSKA FILHARMONIA BAŁTYCKA IM.FRYDERYKA CHOPINA W GDAŃSKU

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 190317940

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Ołowianka 1

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-751

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@filharmonia.gda.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://filharmonia.gda.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa na sprzątanie pomieszczeń oraz terenu wokół Polskiej Filharmonii Bałtyckiej
im. F. Chopina w Gdańsku ul. Ołowianka 1

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-702bf620-f7a0-11ec-9a86-f6f4c648a056

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00234789

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-07-01

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00035610/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Usługa na sprzątanie pomieszczeń oraz terenu wokół budynków Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku ul. Ołowianka 1

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W niniejszym postępowaniu komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
2. Pytania do SWZ należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej zamawiającego przez link: https://filharmonia-gda.ezamawiajacy.pl. Instrukcja korzystania z systemu jest dostępna pod wyżej wskazanym adresem.
3. Oferta wraz z załącznikami musi być złożona w postaci elektronicznej w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://filharmonia-gda.ezamawiajacy.pl.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 5. Wymagania dotyczące zasad rejestracji oraz minimalnych parametrów technicznych wymaganych od wykonawcy przy wykorzystywaniu systemu do elektronicznej komunikacji z wykonawcami.Oferta wraz z załącznikami musi zostać złożona w postaci elektronicznej. Złożenie oferty wymaga do Wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://filharmonia-gda.ezamawiajacy.pl, zgodnie z poniższą kolejnością. Rejestracja wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. Mając to na uwadze, zamawiający zaleca wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca biorący udział w postępowaniu prowadzonym drogą elektroniczną w systemie zakłada konto, wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”. Po założeniu konta wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu.
6. Zamawiający wskazuje informacje, o których mowa w Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępnienia i przechowywania dokumentów elektronicznych, dotyczące systemu dostępnego pod adresem https://filharmonia-gda.ezamawiajacy.pl:
-Komputer PC/MAC z aktualnym systemem operacyjnym wspieranym przez producenta
-Wybrana przeglądarka wspierana przez producenta: MS Internet Explorer, Firefox, Google Chrome lub MS Edge
-Podłączenie do Internetu: min. 512 Kb/s na komputer (zalecane szerokopasmowe łącze internetowe);
7. W przypadku awarii platformy zakupowej lub przerwy technicznej platformy zakupowej dopuszcza się, aby komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, za wyjątkiem składania ofert, odbywała się za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowieniapubliczne@filharmonia.gda.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1.Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozpo-rządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 z późn. zm.), dalej „RODO”, informuję, że:
3) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Filharmonia Bałtycka im. Fryderyka Chopina w Gdańsku (dalej PFB), ul. Ołowianka 1, 80-751 Gdańsk.
4) Kontakt do Inspektora ochrony danych osobowych w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku iod@filharmonia.gda.pl lub na wyżej podany adres.
5) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę, montaż i uruchomienie elementów systemu oświetlenia i nagłośnienia sal koncertowych Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego.
6) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 71 74 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019), dalej „ustawa Pzp”;
7) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
8) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
9) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
10) Posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
d) Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 11) Nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
12) W przypadku dojścia do zawarcia umowy dane osobowe osób fizycznych, w szczególności osób reprezentujących oraz wskazanych do kontaktu, związanych z wykonaniem umowy, pozyskane bezpośrednio lub pośrednio, będą przetwarzane przez Strony umowy w celu i okresie jej realizacji, a także w celach związanych z rozliczaniem umowy, celach archiwalnych oraz ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń w okresie przewidzianym przepisami prawa, na podstawie i w związku z realizacją obowiązków nałożonych na administratora danych przez te przepisy. Dane te nie będą przedmiotem sprzedaży i udostępniania podmiotom zewnętrznym, za wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa, nie będą również przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych. Mogą one zostać przekazane podmiotom współpracującym z PFB w oparciu o umowy powierzenia zawarte zgodnie z art. 28 RODO, m.in. w związku ze wsparciem w zakresie IT, czy obsługą korespondencji. W pozostałym zakresie zasady i sposób postępowania z danymi został opisany powyżej.
2.Administrator danych przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku poinformowania o zasadach i sposobie przetwarzania danych wszystkie osoby fizyczne zaangażowane w realizację umowy.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DTE.272.4.2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia objęte są budynki PFB w Gdańsku ul. Ołowianka 1:
1.1. Budynek główny Filharmonii – sale koncertowe, hole, sanitariaty, biura, garderoby muzyków, dolne i górne Foyer, bufet, pomieszczenia socjalne, sanitariaty.
1.2. Budynek „Kasa Biletowa”- biura, pomieszczenie kasy, poczekalnia widzów, sanitariat.
1.3. Budynek ,,Spichlerza Królewskiego (Segment D ) na pierwszym piętrze
2. Sprzątanie pomieszczeń Zamawiającego t.j.:
2.1. przygotowanie pomieszczeń na przyjście widzów, gości, pracowników biurowych w biurach, muzyków w garderobach zgodnie z harmonogramem miesięcznym na dany miesiąc, z podziałem na jednorazowe sprzątania w danym dniu z określeniem zakresu obszarów do sprzątania.
2.2. usunięcie i segregacja odpadów z pojemników w biurach;
2.3. dezynfekcja dostarczonym przez Wykonawcę płynem dezynfekującym, przynajmniej dwa razy dziennie klamki, drzwi wejściowe do klatek, poręcze, biurka, krzesła, przyciski od windy oraz włączniki świateł itp. we wszystkich sprzątanych pomieszczeniach. Dezynfekcja powierzchni sprzątanych odbywa się co najmniej przed rozpoczęciem oraz przez zakończeniem pracy pracowników PFB
3. Sprzątanie terenu zewnętrznego:
3.1. Obszar sprzątania:
3.1.1. przed wejściem głównym budynku Filharmonii „A” – 110 m2 ,
3.1.2. przed wejściem „B” do budynku Filharmonii – 125 m2,
3.1.3. przed wejściem do budynku Filharmonii od strony Recepcji wejście D” - 40 m2,
3.1.4. wokół budynku „Kasy Biletowej” – 75 m2.
3.2. Zakres czynności:
3.2.1. każdorazowo wyzbieranie śmieci, papiery, liści, niedopałków papierosów itp. w tym opróżnienie koszy na śmieci,
3.2.2. wymiana wkładów z worków PCV,
3.2.3. opróżnienie popielniczek zewnętrznych.
4. Dyżur w trakcie koncertów/imprez:
4.1. W czasie koncertów/imprez dyżur jednego lub dwóch pracowników w zależności od zlecenia Zamawiającego celem utrzymania ciągłości czystości w obiektach Filharmonii.
4.2. W szczególności w zakresie dyżuru należy wykonać:
4.2.1. po rozpoczęciu koncertu oczyszczenie strefy wejścia do budynku z zanieczyszczeń typu liście, błoto, piach i inne);
4.2.2. dezynfekcja elementów szczególnie użytkowanych (klamki, krany, dozowniki mydła, blaty, poręcze) w strefie dostępnej dla słuchaczy przed rozpoczęciem i zakończeniem koncertu;
4.2.3. bieżące usuwanie nieczystości i zabrudzeń zauważonych samodzielnie jak i zgłoszonych przez obsługę PFB.
4.3. Szacunkowa ilość wydarzeń artystycznych w PFB.
4.3.1. koncerty symfoniczne: od 3 do 6 razy w miesiącu,
4.3.2. koncerty kameralne: od 5 do 10 razy w miesiącu,
4.3.3. koncerty inne: około od 2 do 5 razy w miesiącu,
4.3.4. imprezy, kongresy, sympozja oraz inne: około od 4 do 16 razy w miesiącu.
5. Ilość wydarzeń na których realizowany będzie dyżur zależny jest od potrzeb Zamawiającego. Zamawiający nie gwarantuje w tym zakresie minimalnej ilości zleconych prac.

4.2.6.) Główny kod CPV: 90910000-9 - Usługi sprzątania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny, kosztu oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koszt

4.3.6.) Waga: 23

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Kryterium częstotliwości dezynfekcji (D)

4.3.6.) Waga: 7

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Kryterium zewnętrznego mycia okien (O)

4.3.6.) Waga: 4

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Kryterium zatrudnienie (C)

4.3.6.) Waga: 6

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: oświadczenie o braku podstaw wykluczenia na podstawie, stanowiące załącznik nr 3.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: III.2 Wykaz podmiotowych środków dowodowych:
III.2.1 Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych dotyczących:
1.zdolności do występowania w obrocie gospodarczym - dokumentu potwierdzającego, że jest wpisany do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych, prowadzonych w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem (dotyczy Wykonawcy prowadzącego działalność gospodarczą lub zawodową),
Uwaga: Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa wyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.
III.2.2.W przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności podmiotowych środków dowodowych pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający może żądać od Wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski pobranych samodzielnie przez Zamawiającego podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-07-14 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://filharmonia-gda.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-07-14 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców:

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE